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Bis dato haben wir Rechnungen im Papierformat zur Verfügung gestellt. In Zeiten der Digitalisierung gewinnt die elektronische Rechnung jedoch immer mehr an Bedeutung. Um unseren Kundenservice zu erweitern, möchten wir unseren Kunden in Zukunft eine elektronische Rechnungslegung anbieten, die der Papierrechnung gleichgestellt ist. Im Vorfeld dazu führen wir eine Umfrage zu diesem Thema durch.

Bitte stimmen Sie in der Infobox am linken Bildschirmrand ab. Über eine Teilnahme an unserer Umfrage würden wir uns sehr freuen.

Nachfolgend haben wir Ihnen einen Auszug aus den Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zusammengestellt.

Auszug aus den Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz
(UStG) die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von
Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut
werden.
Im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens wurde eine Vielzahl von Fragen zur konkreten
Ausgestaltung der geplanten Regelung an das Bundesministerium der Finanzen
herangetragen. Die Wichtigsten sollen hier in einem Frage-Antwort-Katalog gesammelt und
interessierten Bürgern und Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

• Wer ist von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?
• Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?
• Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke anerkannt?
• Was bedeutet Echtheit der Herkunft einer Rechnung?
• Was bedeutet Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung?
• Was bedeutet Lesbarkeit einer Rechnung?
• Welche Verfahren können für die elektronische Übermittlung von Rechnungen verwendet werden? Können elektronische Rechnungen auch per De-Mail oder E-Post versendet werden?
• Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?
• Was ist ein verlässlicher Prüfpfad im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?
• Was ist der Unterschied zwischen der Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG und der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens im Sinne des § 14 Abs. 3 UStG?
• Was muss bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachtet werden?
• Ist es zulässig, eine elektronische Rechnung in Papierform aufzubewahren?
• Ab wann ist die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden? Gibt es eine Übergangsregelung?

Wer ist von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?
Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des
Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger
zustimmt. Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann Empfänger einer
elektronischen Rechnung sein.
Die Rechnungsausstellung ist eine zivilrechtliche Nebenpflicht aus dem zugrunde liegende
Schuldverhältnis. Umsatzsteuerlich ist der leistende Unternehmer zur Rechnungsausstellung
verpflichtet, wenn er eine der Umsatzsteuer unterliegende Leistung an einen anderen
Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer
ist, ausführt. Gegenüber Privatpersonen ist der leistende Unternehmer nur zur
Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine Leistung im Zusammenhang mit einem
Grundstück erbringt.
Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird;
ausgenommen sind Dokumente des Zahlungsverkehrs, z.B. Mahnungen.

Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?
Es ist vorgesehen in § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG erstmalig eine Definition der elektronischen
Rechnung aufzunehmen. Hiernach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in
einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen,
die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server,
per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die
Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-
Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt zukünftig als Papierrechnung.
Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird demnach zukünftig
nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich
gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an
Papierrechnungen.

Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke
anerkannt?
Papier- und elektronische Rechnungen sollen umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug
anerkannt werden, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres
Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich
erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Was bedeutet Echtheit der Herkunft einer Rechnung?
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des
Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Was bedeutet Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung?

Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem
Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung
nicht geändert worden sind.

Was bedeutet Lesbarkeit einer Rechnung?

Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein.

Welche Verfahren können für die elektronische Übermittlung von Rechnungen
verwendet werden?

Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung soll technologieneutral ausgestaltet
sein. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben
ist. Der Rechnungsaussteller ist vielmehr frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er
zukünftig Rechnungen übermittelt, sofern der Empfänger dem zugestimmt hat.

Elektronische Rechnungen können daher in ganz unterschiedlichen Formen den Empfänger
erreichen: Als E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, über
Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download. Auch DE-Mail oder E-Post können
zukünftig für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden. Wichtig ist
in diesem Zusammenhang, dass nach dem Gesetzentwurf eine Signatur nicht mehr
vorgeschrieben ist, diese gleichwohl aber verwendet werden kann.
Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDIVerfahren,
ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen
Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet
sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest.

Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum
Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im
eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das einen verlässlichen
Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, ist erforderlich, um die Echtheit der
Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherzustellen. Es
müssen hierfür keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens
geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als
geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen
Leistung ermöglicht.

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet dabei aber nicht, dass es sich
um ein „technisches“ oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch in kleinen
Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können
„innerbetriebliche Kontrollverfahren“ zur Überprüfung eingehender Rechnungen angewandt
werden. In der einfachsten Form kann dies z. B. durch einen manuellen Abgleich der
Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen.

Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur Überprüfung von Papierund
elektronischen Rechnungen führt zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder
Aufbewahrungsverpflichtungen. Auch erhöhen sich dadurch die umsatzsteuerlichen
Anforderungen an eine Papierrechnung nicht.

Was ist ein verlässlicher Prüfpfad im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?

Ein verlässlicher Prüfpfad ist Bestandteil eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zur
Gewährleistung der Echtheit der Herkunft einer Rechnung, der Unversehrtheit ihres Inhalts
und ihrer Lesbarkeit. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads ist ein Zusammenhang zwischen
der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung herzustellen.

Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und, ggf. dem
Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also
die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Dies ist bereits aus
anderen Gründen erforderlich, nämlich um die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
festzustellen.

Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche
Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung
herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden.

Was ist der Unterschied zwischen der Verwendung eines innerbetrieblichen
Kontrollverfahrens im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG und der Verwendung einer
qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens im Sinne des § 14
Abs. 3 UStG?

Für die umsatzsteuerliche Anerkennung elektronischer Rechnungen war bislang erforderlich,
dass für die Übermittlung entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDIVerfahren
verwendet wurde (§ 14 Abs. 3 UStG). Mit der beabsichtigten Vereinfachung der
elektronischen Rechnungsstellung soll diese Verpflichtung entfallen. Neben den in § 14
Abs. 3 UStG n. F. weiterhin als Beispiele ausdrücklich genannten zulässigen Verfahren der
qualifizierten elektronischen Signatur und dem EDI-Verfahren werden durch den
Gesetzentwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 auch weitere Verfahren zugelassen,
sofern sie zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsinhalten geeignet sind und der
Unternehmer die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und
die Lesbarkeit gewährleistet. In Betracht hierfür kommt jegliches innerbetriebliche
Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

Wird eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet, ist für den Rechnungsempfänger
sofort sichtbar, wenn während der Übertragung Änderungen in der Rechnung vorgenommen
worden sind. Bei dem EDI-Verfahren ist der Übertragungsweg gesichert, so dass während der
Übermittlung grundsätzlich keine Änderungen möglich sind. Bei der Verwendung
innerbetrieblicher Kontrollverfahren legt der Unternehmer selbst fest, in welcher Weise er die
Rechnung überprüft, um zu gewährleisten, dass keine Änderungen vorgenommen wurden und
die Rechnung vom zutreffenden Rechnungsaussteller versendet wurde.

Was muss bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachtet werden?

Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen
Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in
Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder
in EDI-Formaten) aufzubewahren. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und
die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter
Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen entsprechen.

Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit
lesbar und maschinell auswertbar sein. Diese Regelung ist nicht neu, sondern gilt auch für
andere, für die Besteuerung relevanten elektronischen Unterlagen, wie z. B. die elektronische
Buchführung und Gewinnermittlung oder elektronische Geschäftsbriefe. Die
Aufbewahrungsfrist beträgt bei einem Unternehmer in der Regel 10 Jahre.

Ist es zulässig, eine elektronische Rechnung in Papierform aufzubewahren?

Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische
Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem
Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören
insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer
elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig. Außerdem
würde sie einen Medienbruch darstellen, zusätzliche Kontrollen notwendig machen und
zudem zu erhöhten Aufbewahrungskosten führen.

Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen nicht aus steuerlichen Gründen
aufbewahren müssen, können hingegen selbst entscheiden, wie sie die Rechnung aufbewahren
möchten.

Ab wann ist die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden? Gibt
es eine Übergangsregelung?

Die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung soll nach dem Gesetzentwurf der
Bundesregierung auf Rechnungen für Umsätze, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt
werden, angewandt werden. Eine Übergangsregelung ist insoweit nicht erforderlich, da die
Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung herabgesetzt werden und die bislang
zulässigen Verfahren (qualifizierte elektronische Signatur und der EDI) weiterhin angewandt
werden können.

 

Quelle: Bundesministerium der Finanzen